Zelfbeheer

Bij panden die gehuurd worden van een corporatie zal een groot deel van het technisch en administratief beheer door een corporatie geschieden, bij panden die in eigendom zijn van een eigen stichting of vereniging zullen de gebruikers een grotere rol spelen. Vooral bij grotere panden zie je dat er diverse werk- of deelgroepen worden gevormd die verantwoordelijk worden voor een deel van het beheer. Grote verschillen zijn er te zien in de deelname aan het beheer, bij het ene pand moet iedere bewoner/gebruiker een verplicht aantal uren per week deelnemen, bij anderen is dit veel losser en bij sommige panden kun je weer inverdienen op je huur door mee te doen aan beheerstaken. Niet te onderschatten is tevens de betekenis van het sociale beheer, dat voor de versterking van de groep een belangrijke rol speelt.

• Organisatievormen
• Besluitvormingsprocedures
• Zelfbeheer in praktijk

Organisatievormen

Binnen een pand zelfstandig beslissen hoe het pand ingericht en bestuurd wordt, kan op verschillende wijzen:

• Woongroepen
• Pandvergadering met hoge intensiteit
• Pandvergadering met lage intensiteit
• Bestuurspanden
• Mengvormen

Woongroepen

De woongroep kan binnen het zelfbeheerconcept een belangrijke rol vervullen. Woongroepleden leven samen, bespreken de gang van zaken in het pand en vormen gemeenschappelijk een mening. Voor de organisatie van het pand zijn de voordelen van een dergelijke structuur duidelijk: de participatie van de bewoners is hoog en de communicatielijnen zijn kort.
Voorbeeld Frederik Hendrik school, contact Freek Kallenberg

Pandvergadering met hoge intensiteit

In deze organisatievorm wordt met een relatief grote intensiteit samengewerkt. Vergaderen doet men regelmatig: eens per maand of vaker. De pandvergadering neemt een centrale plaats in binnen de organisatie van het pand. Iedereen wordt geacht aanwezig te zijn want hier wordt het beleid uitgestippeld. Ad hoc commissies of mensen die specifieke taken op zich nemen, voeren het beleid uit. Er is een hoge participatiegraad, maar deze varieert met de capaciteiten van de afzonderlijke bewoners en gebruikers. In dit type pand gaat men ervan uit dat mensen dat moeten doen wat ze interessant vinden omdat er voor iedereen wel wat te doen is.
Voorbeeld Plantage Doklaan, contact Hessel Dokkum

Pandvergadering met lage intensiteit

Wanneer zich in de loop der tijd een vaste organisatiestructuur heeft uitgekristaliseerd, wordt er minder vergaderd. Veel regelmatig terugkerende werkzaamheden worden door commissies of verantwoordelijke personen uitgevoerd. Allen in specifieke gevallen waarin men met een nieuw probleem geconfronteerd wordt krijgt de vergadercultuur een nieuwe impuls en neemt de betrokkenheid toe. De pandvergadering staat in de organisatie weliswaar centraal, maar omdat er maar weinig vergaderd wordt, lost men veel kleinere problemen buiten de vergadering op.
Voorbeeld Singel 46, contact Francine Mendelaar

Bestuurspanden

In de bestuurspanden wordt een deel van de verantwoordelijkheid van de bewoners en gebruikers aan het bestuur overgedragen. Er is hier in veel mindere mate sprake van 'zelfbeheer', al ligt de beslissingsmacht uiteindelijk wel bij de pandvergadering. Het hangt vervolgens van de cultuur en omstandigheden in het pand af in hoeverre de bewoners en gebruikers hun invloed laten gelden. In de regel zal de pandvergadering zich binnen deze organisatievorm alleen in bijzondere gevallen over de grote lijnen uitspreken en verder het bestuur op details bijsturen. Gevolg is echter vaak een geringe betrokkenheid van de bewoners en gebruikers.
Voorbeeld Pakhuis Wilhelmina, contact Liesbet Mors : 020-330 54 80 / 06-18 20 14 94 )

Mengvormen

Uiteraard zijn er door de jaren heen ook allerlei mengvormen ontstaan.
Voorbeeld Tetterode, contact Ed Hollants

Besluitvormingsprocedures

Gezamenlijk een pand huren of bezetten en beheren betekent ook gezamenlijk besluiten nemen. In de statuten van je stichting of vereniging (interne link) regel je hoe besluiten genomen worden. Maar in de praktijk gaat het meestal net iets anders. In de statuten staat meestal over welke zaken hoe besloten moet worden. In een aantal gevallen is dat met meerderheid van stemmen (de helft plus 1), maar ook gebruikelijk is een meerderheid van twee derde van de uitgebrachte stemmen of soms zelfs met twee derde meerderheid waarbij alle (bestuurs)leden aanwezig moeten zijn. Deze constructies zijn bedacht om te zorgen dat er ook al is niet iedereen het er mee eens toch besluiten te kunnen nemen. Een nadeel is dat een minderheid op deze manier overruled kan worden (de meerderheid beslist). Daarom zie je dat in veel gevallen tijdens vergaderingen gestreefd wordt naar consensus. Oneerbiedig gezegd net zo lang doorpraten totdat iedereen het met het voorstel eens is. Als aan de consensus ook nog vetorecht is gekoppeld dan kan  de besluitvorming door 1 iemand behoorlijk gefrustreerd worden. Om toch besluiten te kunnen nemen en gelijkertijd het individuele standpunt niet te overschreeuwen en zo veel mogelijk te streven naar consensus is een beslissingsprocedure bedacht die zoveel mogelijk hiermee rekening houdt  

Niet alleen op basis van consensus, ook op basis van het consentprincipe kunnen besluiten worden genomen. Meer info over deze besluitvormingsprocedure bij het Sociocratisch Centrum Nederland of bij In Concreto.

Werkgroepen en commissies

Zeker bij grotere panden, die als vereniging georganiseerd zijn, zie je dat niet alle besluiten genomen worden door de algemene vergadering, een deel van de dagelijkse zaken wordt overgedragen aan werkgroepen of commissies of aan vergaderingen van een cluster, verdieping, vleugel enz. In het zogenaamde huishoudelijk reglement wordt vastgelegd waarover alle bewoners/gebruikers/huurders gezamenlijk moeten beslissen en welke zaken besloten kunnen worden door bijvoorbeeld het cluster. De functie van werkgroepen en commissies is veelal het uitvoeren van het door de algemene vergadering (alv)  bepaalde beleid of  juist het opstellen van plannen waarover besloten moet worden door de alv.  Ook bij stichtingen kan de besluitvorming gelaagd zijn, waarbij het bestuur een aantal taken en bevoegdheden overdracht aan commissies of werkgroepen. Op de site van De Refter in Ubbergen vindt je een beschrijving van hoe een stichting kan functioneren waarbij de individuele huurders via een getrapt systeem invloed hebben op de gang van zaken.

Zelfbeheer in praktijk

Het gezamenlijk in gebruik of eigendom hebben van een pand geeft ook de verplichting om te zorgen dat het pand beheerd en onderhouden  wordt. In het beheer zijn 3 segmenten te onderscheiden:

• Administratief beheer
• Sociaal beheer
• Technisch beheer
• Voorbeelden van panden in zelfbeheer

Administratief beheer

Het verrichten van alle uitvoerende taken met betrekking tot de financiële administratie:
-bijhouden van de boekhouding;
-verrichten van alle betalingen  na akkoord verklaring door eigenaar of penningmeester;
-factureren van contributies bij individuele leden;
- per kwartaal rapporteren aan de eigenaar cq. het bestuur met betrekking tot de stand van zaken, mutaties ten aanzien van inkomsten en dergelijke;
-opzetten en verzorgen van de ledenadministratie van de vereniging;
-jaarlijks verzorgen van de huurberekeningen, aanpassen van deze berekening in verband met huurverhoging of wijziging van het ledenbestand, ook als met inkomensafhankelijke huur gewerkt wordt;
-jaarlijks verzorgen van de aanvragen voor huursubsidie;
-jaarlijks verzorgen van de subsidieaanvragen in verband met verbouw;
-verzorgen van het financieel jaarverslag.

Voor het administratieve beheer is het vaak moeilijk om mensen te vinden. Delen van dit werk worden dan ook vaak uitbesteed. Het werk is op zich prima in zelfbeheer te doen, met uitzondering van het opstellen van een financieel jaarverslag misschien. Met hulp van een administratiebureau kan een financiële administratie voor een pand worden opgezet en door een paar maal per jaar te overleggen met hen kan ieder pand in principe zijn eigen financiële administratie voeren.

Bureaus die financiële administratie verzorgen of meehelpen met opzetten:
V.o.f Raamwerk
Ins en Outs, Arie Biemondstraat 109 C, 1054PD Amsterdam, tel. 020-6123270

Sociaal beheer

-advies inzake opbouw en flexibiliteit van de interne organisatie binnen een gebouw of woonvereniging voor een optimaal functioneren van het bedoelde gebruik en de gewenste verhoudingen;
-bemiddeling bij conflicten, zowel intern als met anderen (bijvoorbeeld de buurt);
-oplossen van problemen met contributie- of huurbetalingen;
-visie- en beleidontwikkeling op veiligheidsaspecten van het gebouw, ook ten opzichte van de omgeving;
-werken aan de uitstraling van het project en het gebouw in de omgeving;
-ontwikkelen van visie- en beleidontwikkeling op optimale indeling van het gebouw in de gewenste functies en gebruik.

Het sociaal beheer (o.a. conflictbemiddeling, problemen bij huurachterstand) wordt bij de meeste panden geheel in zelfbeheer gedaan, soms zijn dit taken van het bestuur, soms wordt dit door een aparte commissie of werkgroep gedaan, maar vaker nog wordt er gewacht totdat er een probleem ontstaat waarna een paar mensen deze taak op zich nemen.

Sociaal beheer heeft natuurlijk ook alles te maken met de vraag hoe je een groep/collectief levendig houdt. Hoe hou je het leuk onderling, hoe introduceer je op een leuke manier nieuwe mensen en hoe houd je de doelstellingen levend, hoe zorg je ervoor dat steeds weer nieuwe mensen mee kunnen draaien en hoe zorg je ervoor dat je iets met elkaar houdt, etc. etc. Dit zijn de moeilijkste en tegelijkertijd meest essentiële kwesties die een groep in een woonwerk- en cultuurpand te wachten staat, omdat iedereen welliswaar rekening kan houden met ervaringen elders maar steeds toch zelf moet uitvinden hoe de groep het meest soepel draait. (zie ook Sociale samenhang)

Technisch beheer

Hieronder wordt verstaan:
- opnames bij aanvaarding en vertrek van huurders/leden;
- jaarlijkse onderhoudopnames;
- planning van meerjarig onderhoud;
- (zorg dragen voor) uitvoering van onderhoudswerkzaamheden;
- de toezichthouding en het bouwmanagement van werkzaamheden;
- klachtenbehandeling voor zover het zaken betreft die onder verantwoordelijkheid van de eigenaar vallen.

Meer over technisch onderhoud zie: zelfwerkzaamheid

Voorbeelden van panden in zelfbeheer

Op de website van het woonwerk pand De Refter bij Nijmegen is beschrijving te vinden van de diverse werkgroepen die door hen ingesteld zijn. Bij De Refter zijn alle huurders verplicht om 6 uur per week hieraan te besteden. Het technisch beheer wordt, naast door vrijwilligers, uitgevoerd door mensen in de ID-regeling (voormalige Melkertbaan) en een betaalde coördinator. Bij het Oude RKZ in Groningen heeft men een eigen technische dienst, die o.a zorg draagt voor het instandhouden van de stoommachines voor de verwarming. Bekijk ook Het Veem in Amsterdam om te zien hoe dit pand wordt beheerd. 

Andere panden in zelfbeheer:
ADM, Amsterdam
Blauwe Aanslag, Den Haag
Eurodusnie, Leiden
Groote Weiver, Krommenie
Hotel Bosch, Arnhem
NDSM-werf, Amsterdam
Filmacademie - OT301, Amsterdam
Oude Ambachtsschool, Zwolle
Rijkshemelvaartdienst, Amsterdam
Vrankrijk, Amsterdam
Grote Broek, Nijmegen
Zaal 100, Amsterdam
Pakhuis Wilhelmina, Amsterdam
ACU, Utrecht
Woningbouw Vereniging Gelderland, Arnhem
WG-terrein, Amsterdam

Meer weten over zelfbeheer in vrijplaatsen:Laat 1000 vrijplaatsen bloeien