Public Relations

Waarom?

Als pand in zelfbeheer maak je deel uit van je omgeving (wijk, buurt, stad en daarbuiten). Als zodanig onderhoud je allerlei relaties met diverse partijen uit de omgeving. Public Relations (PR) is eigenlijk niets anders dan het bevorderen van een goede verstandhouding en wederzijds begrip tussen je pand, de omgeving en de diverse doelgroepen. Je gebruikt het onder meer om je eigen doelstellingen en beleid te verduidelijken, de dialoog met je omgeving te bevorderen, de naamsbekendheid te vergroten en imago te verbeteren, om nieuwe bewoners & gebruikers te werven, de woon/werkcultuur te verspreiden, de politiek te beïnvloeden, gratis publiciteit te generen en het grote(re) publiek te informeren. Redenen genoeg dus om er wat langer bij stil te staan.

Hoe?

Volgens pr-deskundigen moeten organisaties en dus ook panden eenheid scheppen in hun communicatieve uitingen. Deze moeten op elkaar worden afgestemd. Dat komt een heldere en eenduidige beeldvorming ten goede. Een discussie over hoe je je als pand of organisatie naar buiten toe presenteert is ook goed voor de interne dynamiek. Daarbij komen immers vragen aan de orde als: Waarom woon of werk je in zo'n pand? En wat wil je dat je pand naar buiten toe uitstraalt?

• huisstijl
• media
• persbericht
• nieuwsbrief
• mailinglist
• brochure
• video
• website
• open dag

Huisstijl

Om helder en eenduidig naar buiten te treden kun je een huisstijl ontwerpen: briefpapier, logo, krantje. De huisstijl geeft niet zozeer aan wat je bent, maar wat je wilt zijn. Logo, lettertype, typografisch stramien en de sfeer (kringlooppapier of dik glanzend papier, drukwerk of stencilwerk, strakke of chaotische vormgeving) bepalen in belangrijke mate hoe je op je omgeving overkomt. Denk hier dus goed over na.

Media

De media spelen een belangrijke rol in de informatieverstrekking én beeldvorming van het pand naar buiten toe. Duurzaamheid van mediarelaties is van belang (zeker als je als pand of publieke ruimte regelmatig iets organiseert). Voor goede publiciteit is een open houding naar de journalistiek en actief woordvoerderschap van belang. Concreet:

-  stel vast wie verantwoordelijk is voor perscontacten, uiteraard kun je deze functie laten rouleren
-  gebruik een speciaal perstelefoonnummer en maak dit aan de pers bekend
-  ontwerp eigen persberichtpapier en persmappen
-  zorg voor gedifferentieerde achtergrondinformatie (er zijn verschillende categorieën journalisten)
-  houdt een knipselkrant bij van alles wat verschijnt over je pand
-  stel een persagenda op ivm belangrijke gebeurtenissen (wanneer moet welk persbericht de deur uit, NB. let  op deadlines)
-  stel een lijst samen van voor jouw pand/organisatie belangrijke media en de daaraan verbonden journalisten (vast contact met een journalist is aan te bevelen).

Link naar 'gewone' en 'vrije' media

Persbericht

Het opstellen van een goed persbericht is een kunst, maar biedt een hoop voordelen. Redacties zijn lui en de kans dat ze een goed geschreven persbericht letterlijk overnemen is groot. Het is belangrijk dat het persbericht in correct Nederlands en heldere eenvoudige zinnen is opgesteld. Let er vooral op dat belangrijke gegevens als datum, tijd en plaats (evt. routebeschrijving) niet ontbreken. Eventueel kun je foto- en illustratiemateriaal meesturen.

De persberichten kunnen per post, fax of e-mail worden verstuurd. Ervaring leert dat e-mail het minst effectief is, tenzij het persbericht tevens per fax of post wordt verzonden. Houdt rekening met de deadlines van de media waaraan je je persbericht verstuurd. Het is handig om de deadlines op te vragen.

Goede persberichten kenmerken zich door:
-  aanduiding afzender
-  aanduiding PERSBERICHT
-  datum van verzending
-  Kop: geeft het voor jou belangrijkste nieuwsfeit weer
-  Lead geeft de belangrijkste nieuwsfeiten weer aan de hand van Wie, Wat, Waar, Wanneer en Waarom (5 W's)
-  Bodytekst. Verdere toelichting op de 5 W's
-  Tussenkoppen: kort, vergroten de overzichtelijkheid en de oriëntatie voor de journalist
-  Nadere informatie: naam en telefoonnummer(s) van de contactpersoon

Nieuwsbrief

Een wekelijkse of maandelijkse nieuwsbrief is een uitstekende manier om je omgeving en de pandgebruikers op de hoogte te stellen van je activiteiten. Bedenk daarbij goed voor wie je het maakt en waarom. Je zult moeten nadenken over vragen als vorm, lettertype en formaat, wie het gaat maken, hoe en door wie het wordt vormgegeven en gedrukt en hoe en door wie het wordt verspreid. Bij de volgende vormgevers kun je terecht: Katja,  Inbeelding of Gerlo)

Er zijn in Amsterdam diverse relatief goedkope drukkerijen te vinden:
Kaboem, Anna Spenglerstraat 83, 1054 NH, 6120518
PrimaVera, Amsterdam
Raddraaier, Van Ostadestraat 233b 6730578
Sil-Sreen, Plantagedoklaan 8-12, 4231955
Dijkman, Amsterdam
De Brandweervrouw, Da Costastraat 150, 1053 XC, 6120008

Adelante, Den Haag

Mailinglist

Een mailinglist is een digitale nieuwsbrief. Hiermee kun je mensen die te kennen hebben gegeven op de hoogte te willen blijven van je activiteiten gemakkelijk bereiken. Zorg wel dat je ze niet overvoerd met informatie, maar alleen een emailbericht verzendt als dat relevant is. Een emailbericht dient evenals een persbericht aan eisen te voldoen: een pakkende kopzin, een centrale zinvolle boodschap, kort en helder (zodat het snel leesbaar is) en een duidelijke structuur (lead, aanhef, kernboodschap, afsluiting), ondertekening

Alles over mailinglisten vind je hier

Brochure

Een boek of brochure is een geschikte manier om je pand te presenteren. Je kunt daarin vertellen over je doelstellingen, ontstaan, gang van zaken. Dit is ook heel handig voor nieuwe bewoners en gebruikers die dan snel meer te weten kunnen komen over de achtergronden van het pand en haar gebruikers. (zie lijst drukkerijen)

Enkele voorbeelden:
Aanslag, gebruikers en bewoners Blauwe Aanslag, Den Haag, Papieren Tijger, 1996. (verkrijgbaar bij Fort van Sjakoo)
De huisgids van woonwerkpand Tetterode geeft ook goede indruk (via Ed Hollants)

Video

Een andere mogelijkheid om je naar buiten toe te presenteren is het maken van een video(journaal). Wel is dit moeilijker om aan het publiek te vertonen. Sommige aanbieders op de lokale open tv-kanalen van Salto bieden de gelegenheid een videoproductie uit te zenden.

Ook het maken van een video productie vergt enige deskundigheid. Er zijn videocollectieven en -werkplaatsen die je hierbij kunnen helpen:
De ateliers
Eyediom Filmatelier, Korte Prinsengracht 15a, 6238613
Homescreen Video Distribution. Entrepotdok 66, 6381170
Organic Chaos Network
Vrije Keyser TV, De Wittenstraat 100, 020-4861132

Website

Een vrij eenvoudige methode is de eigen website. Het is van belang dat bezoekers de informatie waarnaar zij op zoek zijn snel kunnen vinden. Dat stelt eisen aan de teksten zelf, maar ook aan de website als geheel. Enkele tips:
-  zorg voor een overzichtelijke startpagina met duidelijke knoppen die bezoekers verder leiden naar het informatieaanbod
-  Dit informatieaanbod dient een duidelijke en bezoekersvriendelijke (boom)structuur te hebben.
-  De belangrijkste informatie bied je op het eerste niveau aan, gedetailleerde informatie op de daaropvolgende niveau.
-  Gebruik niet teveel afbeeldingen om traagheid te voorkomen
-   Maak niet te lange teksten (op de eerste 2 niveaus) omdat mensen geen lange teksten vanaf hun scherm gaan lezen.

Speciaal voor stichtingen, verenigingen en kleine bedrijven is er de Stichting Nut die goedkoop internetdiensten aanbiedt (domennaam, schijfruimte, emailadressen en maillinglists etc.)

Voor assistentie bij het bouwen van een website kun je terecht bij Emer Beamer, Jan Thomas of Paul Keller

Ook zijn er cursussen en handleidingen om het zelf te leren: Antenna, ASCII, Engage, xs4all, DDH, DDS

Websites panden:
ADM, Amsterdam
ACU, Utrecht
Blauwe Aanslag, Den Haag
Eurodusnie, Leiden
Groote Weiver, Krommenie
Hotel Bosch, Arnhem
NDSM-werf, Amsterdam
ORKZ, Groningen
OT301, Amsterdam
Oude Ambachtsschool, Zwolle
Refter, Ubbergen
Rijkshemelvaart, Amsterdam
Ruigoord, Amsterdam
Vrankrijk, Amsterdam
Pakhuis Wilhelmina, Amsterdam
Grote Broek, Nijmegen
Zaal 100, Amsterdam
Internationale panden vind je op www.squat.net

Open dag

Voor een goed contact met je omgeving en het vergroten van je naamsbekendheid is het goed om eens in de zoveel tijd (bijvoorbeeld) jaarlijks een Open Dag te organiseren. Zorg wel dat je een goed programma hebt met activiteiten en bedenk wat je wilt laten zien.