De groep & formele organisatie

Belangrijkste in een woonwerk- en cultuurpand is dat de onderlinge band in de groep hecht is, die moet tegen een stootje kunnen. Alleen dan kan het project tot een goed einde gebracht worden. Maar als je gezamenlijk een pand wilt gaan runnen zul je ook de nodige zaken onderling formeel moeten afspreken. Een deel van de afspraken leg je vast in statuten en reglementen zodat het voor iedereen terug te vinden is. Niet alleen voor je eigen organisaties is dit handig, maar ook subsidiegevers en financiers willen graag weten met wat voor een organisatie ze te maken hebben.

• Sociale samenhang
• Eigendomsconstructies
• Stichting of vereniging

Sociale samenhang

Hoe kun je tot vormen van duurzame collectiviteit komen en door de jaren heen de betrokkenheid bij en de dynamiek in het pand behouden?
Het succes van een vrijplaats in eigen beheer is voor een belangrijk deel afhankelijk van de sociale cohesie binnen de groep. Hangt de groep van los zand aan elkaar dan bestaat een grote kans dat de interne organisatie vastloopt en is het project tot mislukken gedoemd.
Ervaringen uit het verleden leren hoe zaken uit de hand kunnen lopen als de sociale cohesie binnen de groep veronachtzaamd wordt:

In het 'Arsenaal', een gekraakt pakhuizencomplex aan het Waterlooplein, maken in 1983 verschillende groepen aanspraak op het gebruik en beheer van een grote gemeenschappelijke ruimte. De ene groep, de 'Pleinwerker', wil de ruimte betrekken bij activiteiten die in haar koffiebar plaatsvinden; de andere groep, 'Xinema Xinix', ziet meer in filmvoorstellingen en de manifestaties en tentoonstellingen die hieromheen georganiseerd worden. De bewoners zijn verdeeld, het ene deel steunt de Pleinwerker, het andere Xinix. Bemiddeling door neutrale krakers uit de buurt biedt geen uitkomst. De standpunten verharden: het is 'zij eruit of wij eruit'. Wanneer de beide kampen elkaar op een gegeven moment met flessen en stenen staan te bekogelen, wordt het tijd voor een definitieve oplossing. De rust keert pas terug wanneer dwars door het pand een muur is opgetrokken die de partijen uit elkaar houdt.

Uit: Eric Duivenvoorden, Een voet tussen de deur. Geschiedenis van de kraakbeweging 1964 -1999, blz 236 -237

Er bestaat geen afgerond pakket voorschriften hoe sociale cohesie in een woon- werkproject tot stand gebracht en gewaarborgd kan worden, omdat elke groep dat voor zichzelf moet uitvinden. Wel zijn er enkele gespecialiseerde organisaties die een groep in dit proces van advies kunnen dienen en/of begeleiden:

De Verandering

Dit in Utrecht zetelende bureau is gespecialiseerd in het ontwikkelen en begeleiden van woon-werkprojecten. Zij hanteren met betrekking tot de sociale cohesie en de groepsdynamica een aparte term: de sociale architectuur. De Verandering acht de manier waarop een groep zich als een duurzame en verantwoordelijke organisatie kan gedragen in het proces van ontwikkeling, realisatie en toekomstig beheer, minstens zo belangrijk als het ontwerp en realisatie van de fysieke architectuur. [meer weten]

In Concreto

Dit organisatiebureau is momenteel betrokken bij de planvorming voor de NDSM-werf. De grote culturele vrijplaats die aan de noordelijke Y-oevers door kunstenaars zelf gerealiseerd wordt. In Concreto werkt volgens de Socratische Organisatie Methode waarbij in plaats van het consensusmodel uitgegaan wordt van het consentprincipe. [meer weten]

Vereniging De Vrije Ruimte

Vereniging De Vrije Ruimte, een samenwerkingsverband van diverse Amsterdamse vrijplaatsen en woonwerkpanden heeft ervaring met vele manieren waarop de instandhouding en de versterking van sociale cohesie binnen panden geregeld kan worden. Aan de hand van specifieke vragen kan De Vrije Ruimte je in contact brengen met een of meer panden waar een en ander in praktijk gebracht wordt. [meer weten]

Vrijwilligerscentrale Amsterdam

De vrijwilligerscentrale is dan wel niet gespecialiseerd in vrijplaatsen en woonwerkprojecten ze weten wel veel van de organisatieproblemen waar vrijwilligersorganisaties tegenaan lopen en ook hoe deze te voorkomen en/of op te lossen. Door middel van trainingen, cursussen en advies op maat staat de vrijwilligerscentrale groepen terzijde. [meer weten]

Landelijk steunpunt leefgemeenschappen

Het Steunpunt heeft als doel om leefgemeenschappen met elkaar in contact te brengen, om de aanwezige kennis en ervaring toegankelijk te maken en om reeds bestaande initiatieven te verdiepen en te verbreden. Bij het steunpunt kun je terecht voor informatie en advies. [meer weten]

Kern Konsult

Door medewerkers verbonden aan dit organisatie- en adviesbureau zijn publicaties over het 'projectmatig creëren' uitgebracht. Bij deze vorm van projectmanagement staan de zelfstandigheid van de leden van het team en hun creativiteit centraal om een optimaal resultaat te bereiken.

Eigendomsconstructies

Als je gezamenlijk wil wonen en werken zijn er diverse mogelijkheden hoe je dit kunt realiseren:

• Kopen
• Huren
• Erfpacht
• Cascohuur
• Kraken

Kopen

Over wat er bij het aankopen van een pand in zelfbeheer komt kijken, kan verwezen worden naar Collectief Particulier Opdrachtgeverschap. Bij koop zijn er diverse mogelijkheden hoe en waar het eigendom wordt ondergebracht. Zo kan een stichting of vereniging het pand kopen en vervolgens de ruimtes apart doorverhuren aan de gebruikers. Dit kan rechtstreeks gebeuren, maar ook via bijvoorbeeld een vereniging van huurders. Lees hieronder meer over het verschil tussen een vereniging en een stichting. Een andere optie is dat een vereniging het pand koopt en na b.v de verbouwing de lidmaatschapsrechten verkoopt aan de (individuele) gebruikers. De structuur die hierbij hoort is de Vereniging van Eigenaren of een Coöperatieve Vereniging. (Bij collectief eigendom met individueel lidmaatschapsrecht doet de fiscus sinds begin 2002 erg moeilijk. Het komt erop neer dat het collectief niet erkend wordt: iedereen wordt aangeslagen als individueel eigenaar, ook bijv. bij vertrek. Stut en Triodosbank hebben hier voorlichtingsmateriaal over gemaakt.)

Meer informatie hierover valt te vinden op het infoblad van de Stedelijke Woningdienst Amsterdam en in de brochures Appartement in Eigendom van de Vereniging Eigen huis, Amersfoort 2000 en Naar een wakkere Vereniging van Eigenaren, SEV, Rotterdam 1995

Huren

Het andere uiterste huren van bijvoorbeeld een woningbouwcorporatie komt bij woonwerkpanden relatief niet zoveel voor. Als het al gebeurd is er vaak sprake van een situatie tussen kopen en huren in of wordt er gehuurd van een woningbouwvereniging waarin de gebruikers/huurders een grote mate van invloed hebben . Voorbeelden van panden die gehuurd worden van een corporatie zijn de Inktfabriek aan de Amsterdamse Brouwersgracht en het eveneens Amsterdamse NRC complex. Een voorbeeld van een "eigen" woningbouwcorporatie is Woningbouw Vereniging Gelderland. (Zie ook cascohuur)

Erfpacht

Tussen huur en koop heb je zo als gezegd een aantal tussen vormen. De bekendste is wel de erfpacht regeling. In een aantal grote steden, met als topper Amsterdam, is de grond eigendom van de gemeente. De erfpachter heeft het recht de grond te gebruiken voor b.v een woning of een bedrijfspand. Voor dit gebruik betaalt de erfpachter een vergoeding, de zogenaamde canon. Afhankelijk van wat is afgesproken in het erfpachtcontract wordt de canon verhoogd, in sommige gevallen is dit elk jaar, in andere gevallen na dertig of vijftig jaar. In Amsterdam is er sprake van voortdurende erfpacht, het contract eindigt dus niet. Maar na een periode van dertig, vijftig of een andere termijn kan het wel worden aangepast. Je bent als erfpachter eigenaar van het pand. Je hebt dus volledige zeggenschap, kunt een hypotheeklening op het pand nemen en wordt door de wet als eigenaar gezien.

In Amsterdam zijn een aantal voorbeelden van panden die onder de erfpacht regeling vallen : o.a Binnenpret, Frederik Hendrikschool, Het Veem, Pakhuis Wilhelmina, Zaal 100 en Plantage Doklaan (voor een beschrijving zie hoofdstuk 1 van laat 1000 Vrijplaatsen bloeien. Meer informatie over erfpacht is te vinden op www.erfpacht.amsterdam.nl/111.htm.

Cascohuur

Een andere, minder voorkomende, constructie is de cascohuur. De bekendste voorbeelden hiervan zijn de Amsterdamse panden Tetterode en Wilhelmina Gasthuis Paviljoen 1 & 2. Bij de casco regeling is het casco eigendom van de woningbouwvereniging. Deze draagt zorg voor het onderhoud van het casco ( het dak, gevels en dragende constructies). De bewoners/gebruikers zorgen zelf voor de zogenaamde inbouw. De individuele bewoners huren niet rechtstreeks van de woningbouwvereniging, maar van de bewonersvereniging of stichting die het pand beheert. Informatie over cascoverhuur is te vinden in de brochure "Tetterode, een cascoverhuurproject uit 1993, uitgegeven door Stuurgroep Experimenten Volkshuisvesting.

Kraken

Alles over kraken http://squat.net

Stichting of vereniging

Wanneer je met een grote groep verschillende gebruikers een pand in eigendom hebt, komen daar heel wat afspraken bij kijken over het beheer en de exploitatie en wat er verder bij de praktische en inhoudelijke organisatie van de groep en het pand nodig is. Door taken en verantwoordelijkheden helder te verdelen, op een manier waarin iedereen zich kan vinden, zal de groep beter functioneren dan bij het ontbreken van een verdeling.

Er zijn drie rechtsvormen die de structuur bieden voor dit pakket aan afspraken:

• Vereniging
• Stichting
• Stichting-verenigingscontructie

De belangrijkste afspraken worden vastgelegd in statuten en reglementen

Vereniging

Een van de constructies om het gezamenlijk eigendom te regelen is de woonvereniging. Dat is een vereniging die een onroerende zaak (hierna heet dat 'pand') in eigendom heeft en beheert voor haar leden. Leden zijn de mensen en groepen die gebruik maken van het pand. Zij vormen de vereniging.

Het karakter van een vereniging is dat zij zich de behartiging van de belangen van de leden ten doel stelt. In het geval van een woonvereniging betreft dat het exploiteren, beheren en onderhouden van het pand dat de vereniging in eigendom heeft.

De leden vormen het belangrijkste orgaan van de vereniging: de ledenvergadering. De ledenvergadering bepaalt het beleid, neemt de beslissingen en draagt de verantwoordelijkheid, alles voorzover ze dit niet heeft overgedragen aan het bestuur. Dit houdt in dat in beginsel de leden gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor en beslissen over toelating van nieuwe leden, wijze van onderhoud, indeling van het pand, goed verloop van de interne organisatie en alle andere zaken die bij eigendom en gebruik van een pand komen kijken. Naarmate meer taken en bevoegdheden worden gedelegeerd heeft de ledenvergadering minder te vertellen.
Het bestuur wordt gekozen door de ledenvergadering en heeft in ieder geval een voorzitter, secretaris en een penningmeester. Het bestuur voert het beleid van de vereniging uit voorzover hem die taken zijn toebedeeld. Het bestuur vertegenwoordigt naar buiten toe de vereniging.
De leden betalen contributie, waarmee de lasten van de vereniging betaald kunnen worden. Daaronder vallen onder andere hypotheekaflossing, belasting en verzekeringen.
De vereniging kan naast het in gebruik geven van de ruimtes aan haar leden ook ruimtes verhuren. Door middel van het huurcontract hebben de huurders recht op gebruik van een ruimte. Om ze net als de gebruikers van het pand inspraak geven in het beheer en de exploitatie, kun je ze lid maken.

Stichting

Een andere rechtsvorm om het geheel te organiseren is de stichtingsvorm. De stichting is eigenaar van het pand en verhuurt ruimtes. Een van de verschillen met de vereniging is dat een stichting geen leden kent. Het doel van een stichting die een pand in eigendom heeft betreft dan ook puur het beheer en de exploitatie daarvan. Die doelstelling kan uitgebreider zijn, maar zal abstracter omschreven zijn dan in het geval van een vereniging, omdat ze niet de belangen van leden kan behartigen. Mensen die in het pand wonen of werken hebben gebruiksrecht door middel van een huurcontract met de stichting.

Het voordeel boven een vereniging is dat een stichting onafhankelijk van functioneren tussen bewoners en gebruikers onderling, zorg kan dragen voor het pand.
Een stichting heeft meestal maar één orgaan, het bestuur. Dat bestuur draagt de verantwoordelijkheid voor het beleid en de uitvoering daarvan. Het bestuur vertegenwoordigt de stichting.

Een stichting is dus een vrij centraal georganiseerde rechtsvorm. Daar zijn wel gradaties in aan te geven. De mogelijkheden volgen kort hieronder:

- de meest centraal georganiseerde vorm is wanneer het bestuur zichzelf aanvult.

- door te regelen dat de huurders de voordrachten voor nieuwe bestuursleden doen is er al meer invloed van de kant van de bewoners en gebruikers. Je kunt daarbij aangeven uit welke groepen er iemand in het bestuur moet zitten: bijvoorbeeld tenminste één uit de groep van bewoners en twee uit de groep van bedrijven/projekten die gebruik maken van het pand. In een overleg van de huurders kunnen die voordrachten gedaan worden.

- het is mogelijk door verwijzingen in de stichtingsstatuten de taken en verantwoordelijkheden van het huurdersoverleg vast te leggen. Naarmate er meer verantwoordelijkheden aan het huurdersoverleg worden toebedacht zal de behoefte groeien om een vereniging op te richten die naast de stichting bestaat. Over deze mogelijkheid gaat de volgende paragraaf.

Stichting-verenigingscontructie

In deze constructie is de stichting eigenaar van het gebouw. De stichting ontwikkelt, exploiteert en beheert het eigendom volgens haar doelstellingen. Een vereniging verenigt de mensen en groepen die ruimtes in het pand gebruiken. De stichting verhuurt ofwel aan de vereniging als geheel ofwel aan de individuele leden.

Typisch aan deze constructie is dat het algemene belang van behoud van het pand en de belangen van de individuele gebruikers duidelijk van elkaar onderscheiden zijn. De stichting behartigt het belang van het eigendom van het pand en eventuele andere algemene doelen. De vereniging behartigt de belangen van de gebruikers.
De stichting kan blijven draaien, ook als er intern binnen de vereniging problemen zijn waardoor de vereniging niet goed functioneert. Zo blijft het beheer en de exploitatie gewaarborgd onafhankelijk van hoe het tussen de gebruikers verloopt. Met een stichting als eigenaar is er naar buiten toe een duidelijk aanspreekpunt. Bijvoorbeeld voor subsidiegevers is er een algemeen doel waarvoor subsidie kan worden verstrekt. Er is geen risico dat de subsidie voor specifieke belangen van gebruikers wordt benut. Ze geven geld aan het pand en niet aan de leden. Omdat de vereniging de plek is waar de gezamenlijke belangen tot uitdrukking komen en vertaald worden in de praktijk, blijft dit deel buiten bereik van de eventuele subsidiegevers.

De verdeling van bevoegdheden, verantwoordelijkheden en taken tussen stichting en vereniging kan op verschillende manieren ingevuld worden, afhankelijk van het karakter en de wensen van het project. Daarin is het zoeken naar het juiste evenwicht, waarbij zaken tegen elkaar afgewogen worden als: wat willen we tot de gezamenlijke verantwoordelijkheid maken en mate van invloed van de gebruikers op het beleid van de stichting aan de ene kant tegenover: bescherming van continuïteit van het project, de uitstraling en betrouwbaarheid aan de andere kant. Door een goed evenwicht tussen vereniging en stichting in te bouwen zullen de twee componenten elkaar kunnen aanvullen, stimuleren en corrigeren waar nodig. Het evenwicht wordt bepaald door regels in de statuten, maar ook door afspraken tussen vereniging en stichting in een onderling contract.

Er zijn allerlei gradaties mogelijk: van een vereniging met een adviesfunctie naar de stichting tot een stichting die vrijwel geregeerd wordt door de vereniging. De stichting zal nooit helemaal ondergeschikt gemaakt kunnen worden aan de vereniging. Theoretisch kan dat, maar in de praktijk zul je geen bestuurders kunnen vinden voor een stichting die met handen en voeten gebonden is, maar wel de verantwoordelijkheid moet dragen. Als het voortbestaan van het geheel in het geding is zal in laatste instantie de stichting het heft in handen moeten kunnen nemen. Met het moment waarop kan echter nogal geschoven worden.

Een aantal gangbare opties op een rij:

- Je kunt de vereniging de functie van adviesraad van de stichting geven. De mening en bevindingen vanuit de praktijk van het gebruik van het pand kunnen een waardevolle bron van informatie zijn voor de stichting om het beleid op vast te stellen. De vereniging kan daar dan desgevraagd of op eigen initiatief voorstellen voor doen aan de stichting.

- De vereniging kan verantwoordelijkheden toebedeeld krijgen, die anders bij de stichting zouden liggen. Zo kan het planning en uitvoering van het groot onderhoud aan de vereniging overgelaten worden. De keuze van nieuwe gebruikers kan in handen van de vereniging gelegd worden.

- Een uiterste machtsmiddel van de vereniging ten opzichte van de stichting kan ingebouwd worden door het vaststellen van de begroting en het jaarverslag van de stichting afhankelijk te maken van een goedkeuringsbesluit van de vereniging. De vereniging maakt hiermee duidelijk dat zij het beleid van de stichting afkeurt. In feite stuurt de vereniging daarmee het stichtingsbestuur naar huis.

- Door een of meer bestuursplaatsen van de vereniging samen te laten vallen met die van de stichting heeft de vereniging meer controle over de stichting. Door in de statuten van de stichting op te nemen dat er een of meer bestuursleden van buiten het pand moeten zijn, kan een onafhankelijke visie in het geheel gebracht worden.

NB. Bij deze constructie zal het waarschijnlijk zo zijn dat binnen de vereniging de verantwoordelijkheden voornamelijk bij de ledenvergadering blijven. De hele opzet is er op gericht om met de bewoners en gebruikers zoveel mogelijk inspraak en betrokkenheid te hebben bij de gang van zaken. Een centralistisch georganiseerde vereniging is daarmee in tegenspraak.

Het voert te ver om in dit algemene stuk alle opties en mogelijkheden voor deze constructie te behandelen. Eerst zal duidelijk moeten worden wat de uitgangspunten en criteria van het project zijn. Aan de hand daarvan kunnen verschillende mogelijkheden aan de orde komen, met elkaar gecombineerd en soms zelfs nieuw bedacht worden. Dit geldt overigens voor alle hierboven behandelde vormen.

Statuten en reglementen

De echt belangrijke afspraken die je wilt maken in je vereniging of stichting leg je vast in de statuten. Hierin komt de doelstelling te staan, wie er (bestuuurs) lid mogen worden en hoe ze dat kunnen worden, wat de taken van het bestuur zijn en bij de vereniging wat de verantwoordelijkheid van de leden is, hoe het bestuur gecontroleerd kan worden en hoe besluiten worden genomen. Overige afspraken leg je vast in een huishoudelijk reglement, b.v hoe de huur berekend wordt, wat de taken van werkgroepjes zijn. De statuten laat je bij een notaris vastleggen. Ze veranderen kan wel maar kost geld. Het huishoudelijk reglement kun je b.v als algemene ledenvergadering vaststellen en als het nodig is weer makkelijk veranderen.

Meer informatie over stichtingen en verenigingen is te vinden op de volgende web-site's:

www.notaris.nl
www.notaris.nl/bedrijf/verenigingen/index.html
www.casus.nl
www.netwerknotarissen.nl

Besluit je om een stichting of vereniging op te gaan richten, vraag dan aan je notaris om zijn standaard statuten voor een stichting of vereniging. Veel notarissen hebben hun eigen standaard statuten, als je deze als uitgangspunt neemt voor je eigen statuten kan je dit in notariskosten schelen.

Bert Laman en Klaas Dijkstra, Alles over stichtingen en verenigingen, Delwel Uitgeverij, Den Haag, 1995